Základné zručnosti virtuálnej asistentky

Práca virtuálnej asistentky má svoje špecifiká a verte mi, bez týchto základných zručností to nepôjde. Ak si nie ste v niektorej z týchto oblastí istá, odporúčam vám na nej popracovať a zlepšiť sa v nej skôr, ako začnete - mohli by ste narobiť viac škody ako úžitku:

Organizačné schopnosti, time management - mať svoje a klientove veci pod kontrolou je absolútny základ. Klient sa na vás spolieha. Ak nedodržíte dohodnutý termín, nereagujete včas na jeho požiadavky, nie ste dostupná, keď máte byť, keď mu stratíte súbor, ak zabúdate, ak mu sľúbite pracovať 2 hodiny denne a sú z toho 2 hodiny týždenne, potom sa klient radšej zaobíde bez vás.
Počítačové zručnosti - okrem presného a rýchleho písania je nutná užívateľská znalosť MS Office, Powerpoint prezentácií, ovládanie jednoduchého grafického programu, užívatelská znalosť Wordpressu alebo práce s redakčným systémom… Tiež by ste mali vedieť, čo robiť, ak vám zrazu prestane počítač fungovať, odporúčam si naštudovať, ako vrátiť počítač do základného nastavenia, keď nastane krízová situácia. (Keďže už viete, že máte dáta ukladať na cloude, o žiadne neprídete)
Internetová gramotnosť - každý predsa vie hľadať na internete! myslíte si. Naozaj? Ako presne a rýchlo viete vyhľadávať dáta? A čo e-mail? Viete dobre ovládať svoje e-mailové konto, efektívne ho spravovať, rozdelovať priečinky, pracovať s kontaktmi? Poznáte a viete spravovať najznámejšie sociálne siete?
Multitasking, project management - potrebujete vedieť zvládať niekoľko projektov a rôznych klientov naraz. Musíte vedieť koordinovať proces a dohliadať na detaily. Musíte presne vedieť, kedy a čo robíte. Vo všetkom musíte mať systém a neustále ho zdokonalovať.
Komunikačné schopnosti - komunikácia s klientom je veľmi dôležitá. Naučte sa, ako s ním správne komunikovať, čo od vás vyžaduje. Načúvajte. Čítajte medzi riadkami. Vžite sa do úlohy svojho klienta. Informujte ho o tom, čo robíte. Klient často nevie, ako má správne komunikovať s virtuálnou asistentkou, často ste to vy, kto ho to musí naučiť. Je dobré ovládať bežné zdvorilostné frázy a základy správneho telefonovania.
Empatia a trpezlivosť - bez nich to skutočne nepôjde. Každý klient je iný, každý má odlišný spôsob práce, komunikácie a ešte aj odlišnú osobnosť. Naučiť sa fungovať a generovať výsledky jednotlivým klientom si od vás žiada naozaj otvorenú myseľ a srdce - je potrebné, aby ste klienta upokojili a presvedčili ho, že jeho zadanie je u vás v najlepších rukách. Rovnako ako vy, aj on je nervózny a nevie, čo má očakávať. Ukážte mu, že mu rozumiete a ste tu pre neho.
Základy vedenia firmy a biznis procesov - ak máte za sebou päť a viacročnú prax v korporácii alebo podobnom zamestnaní, máte veľkú výhodu. Viete, ako to v biznise chodí, a aké sú základné náležitosti pracovného procesu. Ženy prichádzajúce z korporátneho prostredia sú zvyknuté na procesy, tímovú prácu, vedia sa rýchlo rozhodovať a tiež rýchlo dodať žiadaný výsledok. Ak máte v tejto oblasti medzery, doplňte si ich - napr. samoštúdiom na internete.
Kreativita - v tomto biznise sa musíte spoliehať najmä sama na seba, doma nemáte kolegov, ktorých sa môžete opýtať, ak si neviete s niečím poradiť. Nachádzať kreatívne riešenia je silnou stránkou dobrej virtuálnej asistentky.
Cudzí jazyk (angličtina) - znalosť cudzieho jazyka nie je úplne nevyhnutná, ale bez angličtiny sa pripravujete o mnoho príležitostí. Väčšinu nástrojov alebo dobrých rád, ktoré potrebujete pre svoj rast a efektívnejšiu prácu, nájdete na internete - v angličtine.